مسئله ی میزان موجودی و چگونگی نگهداری آن ها از جمله مسائل بحث برانگیز و حیاتیست که می تواند برای صاحبان کسب و کار  ایجاد جریان های مالی گسترده کند و در صورت عدم انجام به شکل صحیح زیان بار باشد.در این مقاله سعی شده تا با مطرح کردن مبانی کنترل موجودی شما را تا حدودی با این اصل ارزشمند آشنا سازیم.

کنترل موجودی چیست؟

کنترل موجودی، فن نگهداری موجودی کالا در سطح مطلوب است. معمولا در  سازمانهای تولیدی، به دلیل وجود مواد اولیه و قطعات و موجودی های در جریان ، کنترل موجودی مشهودتر است. در سازمان های خدماتی و فروشگاهی نیز کنترل موجود نقش مهمی دارد. زیرا، محصول ارائه شده نوعی خدمت است. کنترل موجودی را می توان چنین تعریف کرد

«کنترل موجودی، جریانی است که ضمانت می کند اقلام موجود فروشگاه با در نظر گرفتن زمان، مکان، تعداد، کیفیت و هزینه برای مشتریان به موقع، تدارک شود.»

کنترل موجودی در مدیریت تدارکات مدرن، کنترل واقعی کار به حساب می آید. این کنترل همه اقدامات اساسی عملیات انبار را در بر می گیرد. مفهوم کنترل موجودی عبارت است از: «مواد درست، در مقدار درست، با کیفیت درست، در زمان و مکان درست.»

هزینه، در کنترل موجودی نقش مهمی دارد. همه اهداف کنترل موجودی باید با در نظر گرفتن محدودیت هزینه که در مورد اقلام بسیار قابل ملاحظه است، تحقق یابد.

موجودی کالا

همواره باید سعی شود که بین نیاز به محصول و موجودی آن تعادل برقرار شود. با توجه به کثرت کالاهای یک شرکت یا فروشگاه و تعدد دفعات عرضه کالا در طی یک یا چند روز، عملا كنترل تعدادی از کالاها از طریق نگهداری کاردکس و کارت که مشکلات متعدد و احتمالا فاحشی را در پی خواهد داشت.

به طور کلی می بایست با عملیات دقیق بین کالاهای مورد نیاز و کالاهای موجود تعادلی ایجاد کرد. مهم ترین مواد و کالاهایی که در انبارها نگهداری می شوند و موجودی آن ها می بایست روشن و دقیق باشد، شامل محصولات و کالاهایی است که یک فروشگاه جهت تامین نیازهای مشتریانش تهیه می کنند.

دلایل نگهداری موجودی

معمولا عدم امکان تامین مدام و مستمر کالا و خطر کمبود آن، فروشگاه ها را ناچار به ذخیره سازی می کند. به علاوه، تعدد دفعات خرید یا تامین کالا نیز عموما اقتصادی نیست. از این رو فروشگاه ها به دلیل های قانع کننده به سرمایه گذاری برای موجودی و قبول هزینه نگهداری آن اقدام می ورزند. .

به طور کلی دلیل های نگهداری موجودی عبارتند از:

۱- عدم تامین به موقع کالا

در بیشتر موارد تامین کالاهای مورد نیاز به دلایل مختلف در مکان ها و زمان های مورد نیاز میسر نمی گردد. برای مثال به علت بروز اعتصاب ها، تاخیرهای مربوط به حمل و نقل، شرایط جوی نامساعد، خطاهای اداری و تامین کالاها با مشکلات عدیده مواجه می شود.

 ۲- وجود تخفیف در سفارشهای انبوه

از طریق انبار کردن کالاها به میزان بیشتر از مقدار مورد نیاز برای زمان های کوتاه (مثلا یک هفته)، فروشگاه می تواند کالای بیشتری را خریداری کند. فروشندگان عمده، در ازای خرید بیشتر، قیمت ارزان تری را برای کالای خود قائل می شوند. این نوع تخفيفها، انگیزه ای برای خرید بیشتر و نگهداری کالا به حساب می آید.

٣- ذخیره سازی احتیاطی

در مواقعی که میانگین مصرف کالا زیاد باشد، ولی روند تغییر در مصرف نامعلوم است، فروشگاه ناچار به ذخیره سازی است. عدم ذخیره سازی ممکن است فروشگاه را باکود کالا برای تولید و با عرضه مواجه سازد. بنابراین، هنگامی ی ناگهانی تقاضا برای کالای مورد نظر مواجه شود. دچار مشکل کمبود کود کالا برای تولید و با عرضه مواجه سازد. بنابراین، هنگامی ی ناگهانی تقاضا برای کالای مورد نظر مواجه شود. دچار مشکل کمبود کالا برای تولید و یا عرضه مواجه سازد.بنابراین، هنگامی که فذوشگاه با افزایش ناگهانی تقاضا برای کالای موردنظر  مواجه شود،دچار مشکل کمبود نخواهد شد.

۴- کاهش خطر توقف فروش

با توجه به این که کالاهای انبار شده بیش از نیاز دوره مورد نظر برای خط “كمبود” با “نبود” كالا و در نتیجه توقف فروش یا عرضه پیش نخواهد آمد.گاهی اوقات مشکلات مربوط به فقدان موجودی کالا بسیار گران تر از هزینه خواهد شد. این گزینه شامل موارد زیر است:

-هزینه از دست دادن سود

– هزینه از دست دادن فروش

– هزینه از دست دادن اعتبار فروشگاه

– هزینه نیروی کار که به خاطر نبود کالا قادر به فروش یا عرضه نیست.

۵- هموار ساختن عملیات جاری فروشگاه

نگهداری موجودی، می تواند فروش و سایر عملیات فروشگاهی را هموار کند. کالای  فروش نرفته در زمان رکود در انبار حفظ و در دوره رونق فروخته خواهد شد. این موضوع در مورد اقلامی که فروش فصلی دارند، بیشتر اهمیت دارد. (مانند چتر، بارانی، لاستیک یخ شکن و …)

۶- کاهش تعداد دفعات عملیات خرید

عملیات خرید شامل سلسله اقداماتی است که باید پیش از تحویل کالای مورد نظر به انبار صورت گیرد. در مواقعی که فروشگاه کالای مورد نیاز را به مقدار زیاد انبار می کند از تعداد دفعات عملیات خرید کاسته خواهد شد. این امر باعث کاهش استفاده از منابع مدیریتی، امور دفتری، و نیز کاهش هزینه های مربوط به عملیات خرید میشود.

*توجه کنید

مهم ترین قسمت عملیات خرید شامل این موارد است: «در خواست خرید، منبع یابی، انتخاب مرکز خرید، مذاکره، سفارش خرید، تحویل، بازرسی، کنترل موجودی، بررسی فاکتور و پرداخت. »

۷- افزایش ارزش کالا

انبار کردن کالاهایی که به قیمت معین، خریداری شده اند، می تواند فروشگاه را در مواقعی که نرخ تورم بالاست از خطر افزایش قیمت ها مصون بدارد.

۸- بهره مندی از قیمت های فصلی

بعضی از کالاها یا فرآورده ها (مانند: پنبه، شکر و …) فقط در دوره معینی از سال در دسترس هستند. به همین علت برخی از فروشگاه ها، ناچارند همه نیاز خود را یکجا خریداری کنند. به علاوه، فروشگاه ها می توانند با نگهداری اضافی کالاها در انبار، خرید را در موقعی که قیمت پائین است، انجام دهند و به این ترتیب، هزینه های خود را کاهش دهند.

۹- نشان دادن اعتبار سازمان

گاهی میزان موجودی کالا، نشان دهنده رونق و اعتبار فروشگاه است. این امر، در بیشتر سازمانها، از فروشگاه ساده گرفته تا شرکت های بزرگ صادق است.

هزینه نگهداری کالا

روشن است که موجودی کالا، برای فروشگاه دارای هزینه هایی خواهد بود، هدف سیستم کنترل موجودی، ضمن رفع نیاز سازمان، بهینه کردن مجموع این هزینه ها خواهد بود. بخش عمده هزینه نگهداری کالا در انبار به شرح زیر است:

۱- قیمت کالا

قیمت کالا، مجموعه پولی است که برای خرید کالا به فروشنده پرداخت می شود.در مواردی هزینه های حمل، دریافت، بازرسی فنی و … به آن اضافه می شود. در مواردی تخفیف کلی مطرح نباشد، قیمت کالا در میزان سفارش تاثیری ندارد. اما، هنگامی قیمت کالا با حجم سفارش تغییر کند، مقدار سفارش تابعی از قیمت نیز می باشد.

٢- پهره سرمایه

نگهداری کالا در انبار در واقع تخصيص مقدار زیادی از پول فروشگاه به انبار کردن کالا است. این پول در مدت انبار بودن کالا هیچ بهره ای را عاید فروشگاه نمی کنند. تا هنگامی که همه کالا به فروش نرود، از آن نمی تواند برای هیچ منظور دیگری استفاده

کرد.

به علاوه، در صورت طولانی شدن مدت انبار کالا، هزینه آن ممکن است بسیار گران تمام شود و برای فروشگاه مشکل گردش نقدینگی ایجاد کند.

 ٣- هزینه جابه جایی

هنگامی که فروشگاه، کالا انبار می کند، کالا باید ابتدا توسط کارکنان جابه جا شود و سپس انبار گردد. این امر، نیاز به تجهیزات جابه جا کننده، تسهیلات انبار کردن کالا، نیروی انسانی و … دارد که هزینه های قابل توجهی مصرف آنها میشود.

۴- هزینه نگهداری کالاها

هزینه نگهداری کالا مشتمل بر هزینه هایی است که فروشگاه در قبال نگهداری کالا متحمل میشود. مانند هزینه های مربوط به بیمه، کرایه انبار، سوخت، روشنایی، مالیات و نیز خسارت هایی مانند سرقت، آتش سوزی، فاسد شدن اجناس، آسیب و صدمه دیدگی و…

۵- هزينه منسوخ شدن کالاها

گاهی ممکن است کالاهای نگهداری شده در انبار، منسوخ شوند. این امر هزینه های انبار کردن کالاها را افزایش می دهد.

۶- هزینه حفاظت کالاها

کالاها، در واقع پول نقد فروشگاه به حساب می آید. بنابراین، باید در شرایط مطمئن و حفاظت شده نگهداری شوند. خرید، نصب و اداره سیستم های حفاظتی بسیار پر هزینه است. (مانند تلویزیون های مدار بسته در محل انبار و…)

۷- هزینه دفتری کالاها

انبار کردن کالا به کارهای دفتری (مانند کنترل دریافت کالا، کنترل صدور کالا، ثبت کارت های موجودی کالاهای انبار، ثبت کارت های ظروف نگهداری کالاها در انبار و..) نیاز دارد و انجام این کارها چه به صورت دستی یا مکانیزه الزامی است. این مجموعه کارهای دفتری، بسیاری از منابع فروشگاه را به صورت فضاء، نیروی کار، مهارتها، وقت و … ) به خود اختصاص می دهند.

در کنترل موجودی، برای بهینه کردن هزینه های کالا، همیشه با دو سئوال مواجه هستیم که باید برای آنها تصمیم جداگانه بگیریم

۱- آیا زمان صدور سفارش خرید رسیده است؟ ۲

– چه مقدار سفارش دهیم؟

– سئوال اول به مقدار کالای موجود و زمان لازم برای تامین سفارش جدید اشاره دارد.

– سئوال دوم به هزینه های انبار دارای و هزینه صدور سفارش مربوط می شود.

پس؛ موجودی باید به اندازه ای باشد که تا زمان دریافت سفارش بعدی، پاسخ گوی نیاز مشتریان باشد.

هدف کنترل موجودی

هر فروشگاهی نیازها و کمبودهایی دارد که باید توسط سیستم کنترل موجودی آن فروشگاه مرتفع شود.بر این اساس، مقصد اصلی در سیستم کنترل موجودی عبارت است از:

تامین مقدار کالا به اندازه ای که نه موجودی آن افزایش یابد و درنتیجه نگهداری بالا رود، نه آن که به دلیل نبودن با تحویل ندادن به موقع کالا، فروشگاه با مشکل مواجه شود.

با توجه به مطلب بالا، می توان هدف های زیر را برای سیستم های کنترل موجودی برشمرد:

1- تامین به موقع، به اندازه و با قیمت مناسب کالاهای مورد نیاز فروشگاه

۲- وصول كالاها و حفاظت صحیح از آنها در انبار به نحو موثر و با حداکثر صرفه جویی در مصرف منابع مادی و انسانی

۳- تعیین میزان خرید مقرون به صرفه و میزان ذخیره کالا در حد بهینه نگهداشتن آن

۴- توزیع به موقع کالاها با مقدار و مشخصات معین بین مشتریان درخواست کننده.

۵- کنترل گردش کالاها به منظور تضمین عمر انباری یا تاریخ انقضای مصرف آنها.

*توجه کنید

از آنجا که هدف اساسی فروشگاه ها، افزایش بازدهی و سود است، موجودی باید همیشه در سطحی نگاه داشته شود که هزینه های ناشی از آن در پائین ترین حد ممکن باشد.

 فواید سیستم کنترل موجودی

استقرار یک سیستم کنترل موجودی برای هر فروشگاه فایده های زیر را به ارمغان خواهد آورد:

1- منظم شدن عملیات فروشگاه

از طریق سیستم کنترل موجودی، تامین و توزیع کالاهای مورد نیاز قسمت های مختلف فروشگاه مطابق برنامه ای منظم انجام خواهد شد. به طوری که در کار آنها رکود و وقفه ای رخ نخواهد داد.

۲- ایجاد صرفه جویی در خرید

از آنجا که سفارش برای خرید کالاهای مورد نیاز، به میزان زیاد، (خرید انبوه) خواهد بود، شرایط فروش آسان تر و استفاده از تخفیف ها بیشتر خواهد شد. در نتیجه، قیمت واحد کالاها کاهش می یابد و هزینه های حمل نیز کمتر میشود.

 ۳- منظم شدن روند تهیه کالاها

مجموعه ای از عوامل مانند تاخیر در حمل، اعتصابها، کالاهای معیوب یا ناقص، ورشکستگی فروشندگان عمده و… باعث می شود که تهیه کالاها با تاخیر و مشکلات دیگر توام شود. سیستم کنترل موجودی باعث میشود که موجودی کالاها در سطح مناسبی باشد تا مشکل کمبود کالا و مشکلات جانبی آن رخ ندهد.

۴- کنترل نوسانات تقاضا

هنگامی که نوساناتی برای کالاهای مورد تقاضای فروشگاه وجود دارد، موجودی کالاها در انبار می تواند مقدار تقاضای بیشتری را جذب کند. در واقع، موجودی کالاها در انبار، پاسخ گوی تقاضای اضافی خواهد بود.